Eingestellt am 30. Oktober 2013 · Eingestellt in Ausgesuchte Tagesnachrichten, QuickTipp Office & PC

Viele Anwender haben Outlook so konfiguriert, dass beim Empfang von neuen Mails eine kurze Mitteilung angezeigt wird (die sogenannte Desktopbenachrichtigung), die dann nach kurzer Zeit wieder ausgeblendet wird. Das Problem dabei ist, dass die Nachricht grundsätzlich bei jeder Mail erscheint. Also nicht nur bei der wichtigen Nachricht von einem Kunden, sondern auch bei Werbeanschreiben, Newslettern, Junk-Mail usw. Effektiver ist die folgende Technik, mit der Sie ganz gezielt nur bei ganz bestimmten für Sie besonders wichtigen E-Mails benachrichtigt werden:

  1. Wählen Sie das Menü Extras-Regeln und Benachrichtigungen (Outlook 2007 und 2003), Start-Regeln-Regeln und Warnungen verwalten (Outlook 2013/2010) bzw. Extras-Regel-Assistent (Outlook 2002/XP) an.
  2. Klicken Sie auf Neue Regel (Outlook 2013, 2010, 2007 und 2003) bzw. Neu (Outlook 2002/XP).
  3. In Outlook 2003 und 2002/XP aktivieren Sie die Option Regel ohne Vorlage erstellen. Markieren Sie dann den Eintrag „Nachrichten bei Ankunft prüfen“ und klicken Sie auf Weiter. Beim Einsatz von Outlook 2007 markieren Sie „Nachrichten bei Ankunft prüfen“ unter der Kategorie „Regel ohne Vorlage erstellen“; in Outlook 2010 markieren Sie „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“. Bestätigen Sie dann mit Weiter.
  4. Legen Sie im nächsten Schritt die Bedingungen für die E-Mails fest, zu denen Sie benachrichtigt werden möchten Wählen Sie beispielsweise eine bestimmte Absenderadresse, einen Betreff oder Schlüsselwörter im Betreff aus. Bestätigen Sie mit Weiter.
  5. Markieren Sie dann die Option Im Benachrichtungungsfenster für neue Elemente diesen text anzeigen, bestimmten Sie den gewünschten Nachrichtentext und schließen Sie den Vorgang mit Fertig stellen ab. Anschließend verlassen Sie den Regelassistenten mit Ok.

Sie können nun die allgemeine Benachrichtigung bei jeder neuen Nachricht ausschalten und Outlook informiert Sie in Zukunft nur noch ganz gezielt bei besonders wichtigen E-Mails.

Über den Autor

Sönke Liebig, Sparkassenbetriebswirt, Versicherungsmakler (IHK Stade) und zertifizierter Vermögensberater (Frankfurt School Finance & Management), ist erfahrener Wertpapier- und Vorsorgespezialist. Der gefragte Sachverständige, Referent und Autor begann seine Laufbahn 1991 in der Sparkasse Bremen. Dort fokussierte er sich auf die Beratung von vermögenden Privatkunden, Institutionen und Stiftungen. Seit 2001 ist er als freier Vermögensberater und Wertpapierspezialist u.a. für die Euroimpulse, Cortal Consors Select (BNP) tätig und führt neben der "Exclusive Finance" zwei Gesellschaften der YPOS-Finanzgruppe.