Eingestellt am 11. März 2014 · Eingestellt in Ausgesuchte Tagesnachrichten, QuickTipp Office & PC

Wenn Sie eine E-Mail empfangen haben, die eine Reaktion erfordert, die Sie nicht sofort erledigen können oder wollen, legen Sie dafür vielleicht auch wie die meisten dafür eine Aufgabe in Outlook an. Schneller geht es allerdings, wenn Sie die Wiedervorlage-Funktion im Posteingang nutzen.

Wenn die Reaktion auf eine E-Mail nur wenige Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sie am besten sofort. Wenn es länger dauert oder Sie die Reaktion jetzt nicht möglich ist (die Person, die Sie anrufen wollen, ist nicht im Büro; Sie brauchen noch Informationen oder es ist schlicht und einfach noch nicht der Zeitpunkt), dann nutzen Sie den Befehl Zur Nachverfolgung, der im E-Mail-Modul zur Verfügung steht. Die Wirkung dieses Befehls hängt von Ihrer Outlook-Version ab:

In Outlook ab Version 2007 erzeugen Sie mit Zur Nachverfolgung eine neue Aufgabe, die automatisch den Betreff der E-Mail erhält und mit der E-Mail verknüpft ist. Ein Doppelklick auf die Aufgabe öffnet die dazugehörige E-Mail. Zusätzlich wird die E-Mail im Posteingang mit einem Fähnchen gekennzeichnet, sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche der E-Mails noch eine Aktionerfordern. Außerdem können Sie sich an die Aufgabe erinnern lassen.

In früheren Outlook-Versionen werden die Wiedervorlagen nicht in den Aufgabenplaner eingetragen, sondern nur im Posteingang mit Fähnchen markiert. Zusätzlich können Sie sich zu einem frei definierbaren Zeitpunkt an die Wiedervorlage erinnern lassen.

Wiedervorlage in Outlook ab Version 2007

So richten Sie eine Wiedervorlage mit Erinnerung für eine E-Mail ein:

  1. In Outlook 2010/2013 wählen Sie die E-Mail aus und klicken im Menüband auf Zur Nachverfolgung. In Outlook 2007 klicken Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste an und rufen Zur Nachverfolgung auf.
  2. Rufen Sie den Befehl Erinnerung hinzufügen auf. Falls keine Erinnerung notwendig ist, können Sie auch einen der vorgegebenen Wiedervorlagetermine nehmen.
  3. Im Feld Kennzeichnung behalten Sie entweder Zur Nachverfolgung bei oder tippenWiedervorlage ein. Diese Bezeichnung erscheint dann später in der Titelzeile der Erinnerung.
  4. Falls nötig tragen Sie ein Fälligkeitsdatum ein.
  5. Wählen Sie dann unter Erinnerung das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus.
  6. Schließen Sie den Dialog.

Wiedervorlage in Outlook bis 2003

In früheren Outlook-Versionen stehen die Befehle Heute, Morgen, Diese Woche etc. nicht zur Verfügung, sondern lediglich farbige Fähnchen. Wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an die E-Mail erinnert werden wollen, richten Sie so eine Erinnerung ein:

  1. Wählen Sie die E-Mail aus und rufen Sie den Befehl Aktionen → Zur Nachverfolgung auf. Oder klicken Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Zur Nachverfolgung auf.
  2. Rufen Sie Erinnerung hinzufügen auf.
  3. Im Feld Kennzeichnung behalten Sie entweder Zur Nachverfolgung bei oder gebenWiedervorlage ein. Diese Bezeichnung erscheint dann später in der Titelzeile der Erinnerung.
  4. Damit eine Erinnerung angezeigt werden kann, tragen Sie in die beiden Felder neben Fällig das Datum und die Uhrzeit ein.
  5. Falls das Fähnchen, mit dem die E-Mail markiert wird, eine bestimmte Farbe haben soll, wählen Sie diese über Kennzeichnungsfarbe aus.
  6. Schließen Sie den Dialog.

Wiedervorlage erledigen

Sobald Sie die mit der Wiedervorlage verbundene Aufgabe erledigt haben, setzen Sie die Aufgabe aufErledigt. Oder Sie klicken im Posteingang auf das Fähnchen neben der E-Mail – schon erscheint statt des Fähnchens das Icon Erledigt.

Falls Sie die Nachverfolgung aufheben wollen, ohne sie als Erledigt zu markieren, klicken Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste an und rufen Zur Nachverfolgung und dann Kennzeichnung löschen auf.

Alle Wiedervorlagen in einem Ordner

Wenn Sie einen Überblick über alle Wiedervorlagen für E-Mails haben wollen, dann richten Sie dafür doch einen Suchordner ein. Hier zeigt Outlook alle zur Nachverfolgung gekennzeichneten Nachrichten an, unabhängig davon, in welchem Ordner im Posteingang sie abgelegt sind. In Outlook 2003 ist der Suchordner Zur Nachverfolgung bereits vorhanden, in späteren Versionen müssen Sie ihn erst anlegen:

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Suchordner und dann auf Neuer Suchordner.
  2. Wählen Sie Zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails aus.
  3. Schließen Sie den Dialog mit OK.

Outlook sucht nun alle zur Nachverfolgung markierten E-Mails im Posteingang und den darin angelegten Ordner zusammen und zeigt im Suchordner Links zu den E-Mails an

Über den Autor

Sönke Liebig, Sparkassenbetriebswirt, Versicherungsmakler (IHK Stade) und zertifizierter Vermögensberater (Frankfurt School Finance & Management), ist erfahrener Wertpapier- und Vorsorgespezialist. Der gefragte Sachverständige, Referent und Autor begann seine Laufbahn 1991 in der Sparkasse Bremen. Dort fokussierte er sich auf die Beratung von vermögenden Privatkunden, Institutionen und Stiftungen. Seit 2001 ist er als freier Vermögensberater und Wertpapierspezialist u.a. für die Euroimpulse, Cortal Consors Select (BNP) tätig und führt neben der "Exclusive Finance" zwei Gesellschaften der YPOS-Finanzgruppe.